Microsoft 365 Outlook の Teams で共有を利用しましょう

Microsoft 365 は多数ある情報系の機能を一つのパッケージにまとめたものとなっていますが、意外と個々の機能に焦点を当てた利用がなされているケースが多いように感じます。

例えばメールは Outlook でファイルのやり取りは SharePoint 。 Web 会議は Teams といった形にやり取りするデータのチャネルや形式にアプリを割り当てているというようなイメージです。

これはもっともな考え方なので一つの考え方としてよいと思いますが、その分断をそのままにしておくのはもったいないですよね。

例えば Outlook には Teams で共有というボタンが用意されています。

これを利用することで、メールでのデータの流れを Teams で引き寄せて内部で処理することができるようになる形ですね。

このボタンを押すと共有先の選択画面になります。
チャットにする場合はユーザーを、チャネル投稿の場合はチャネルを入力していけば OK です。

共有ボタンを押すとメールが Teams にコピーされたことが分かります。

これを行うことで、外部から来たデータを内部の関係者で共有できるようになったというわけですね。

実際にコピーされたメールは以下のような形になりました。

メールでは関係者とのやり取りにおいてのやり取りは簡単ですが、その情報を内部で揉むというようなフローには適さないため、 Teams 側で揉んでから返答するという流れを作ることができますね。

顧客対応などでは組織内で結論を見つけるためにやり取りすることは多くあるため、このボタンの意義はかなり大きいのかもしれません。

小粒ながら有用度の大きい Teams 共有ボタン。活用を検討してみてください!

音楽:狼煙

Windows 11 Insider Preview Build 25145.1100 リリース

今週も Insider Dev Channel の更新は精力的に行われています。

そういえば、 Windows 11 になってからは 祝日が入る週以外では Build の前など特定のタイミング以外ではきっちり毎週の更新が行われているように感じます。

やはり Windows 10 のリリースから期間が相応に経過したため、プロセスが定着してきたのかと思われます。

今回の更新では、ナレーターの点字サポートが発表されていました。

点字用のデバイスというのがあって、文字を読みながら手元の点字が切り替わるような仕組みを見たことがありますが、それのサポートが改善されたということでしょうか。

手元にデバイスがないので詳細まではわかりませんでしたが、以下資料に今回の更新内容が記されているとのことでした。

https://sway.office.com/owCFmRgW4zv2hkmQ?ref=Link

こちらも久々に見る Sway の画面です。公式の文章を Sway で作るケース、昔は時々ありましたが、最近は見なくなっていたのでちょっと新鮮です笑

続いて ローカルパスワードの一元管理ソリューションが Windows 11 でも利用できるようになった案内が行われていました。

これは昔あった LAPS というパスワードを AD で管理するための機能を Windows 11 に移植した機能になっているようです。

以下の PowerShell コマンドレットが提供されるようになり、グループポリシーにも LAPS の項が追加されたとのこと。

Update-LapsADSchema
Set-LapsADComputerSelfPermission  

コマンドレットは Tab による補完が効いたので、すでに利用できるようでした。

ポリシーも、 コンピューターの構成 - 管理用テンプレート - システム - LAPS に入っていました。

これはそのうち docs が起こされるようですが、現時点では細かな説明はまだできていないようなので、今後に期待したいところです。

ほか、 設定アプリのアカウントに OneDrive の残容量が表示されるようになる変更も入っているようです。これは徐々に展開される対象となっており、まだ私の環境には来ていませんでした。

徐々に機能変更っぽいものが増えてきていますね。

この感じで新しい Windows 11 の実力値を見ていけるとよいですね!

音楽:SCRAPPY

Microsoft 365 Office Scripts の配置場所として SharePoint が解禁となるようです

Office for the Web 上では VBA を動かすことができないことをご存じの方は多いと思います。この制約により本格的な利用に踏み切れないというような声は至る所で耳にしてきました。

その状況を解消する試みとして、 Office Scripts がリリースされ、その特性上の違いはあるものの、この Office Scripts を代替として利用することで Web への対応を行っている組織も一定数あるのではないでしょうか。

そんな Office Scripts ですが、今まで OneDrive for Business 上にスクリプトファイルが配置され、基本的に共同で Script を編集するようなシナリオには対応していませんでした。が、なんと SharePoint での Script 配置が動き出しているようなのです。

https://docs.microsoft.com/ja-jp/office/dev/scripts/overview/script-storage?WT.mc_id=M365-MVP-5002496

上記の docs ではこの機能がロールアウト中であると、メモ書きがなされていました。

Excel on the Web で自動化タブを開き、すべてのスクリプトを押すと出てくる画面を見るとマイ ファイル~という記述があると思いますが、この部分が SharePoint サイトに切り替わっていくということですね。

SharePoint サイトで扱えるようになると、チーム内に編集権限が及ぶため、複数ユーザーでブラッシュアップすることができるようになります。

ちなみに Office Scripts は初期状態で利用可能となっていますが、その利用可否の切り替えは管理センターから行えるようになっています。

設定 - サービス - Office Scripts の中にある「組織の Office Scripts を有効にします」というチェックボックスがオンになっていれば利用できる状態です。

https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home?#/Settings/Services

この Office Scripts は非常によくできているためぜひ活用したい機能の一つです。

まだ未使用の方は一度利用をされてみてはいかがでしょうか。

音楽:井伊道

Microsoft 365 Teams のフォルダー表示から OneDrive へのショートカット作成ができるようになりました

Teams のファイル共有を見ていたところ、フォルダーをポイントしたときに名前と三点リーダーの間にアイコンが出るようになっていました。

そう、 SharePoint と同様に OneDrive へのショートカットの追加ボタンが Teams 側にも移植されたようなのです。

このボタンをクリックすると、 SharePoint でのクリック時と同じように自分のファイルとして OneDrive for Business 上にリンクが作成されます。

以下のダイアログが表示されたら作成成功です。このダイアログは閉じるボタンがありませんが、ダイアログ外をクリックすることで消えるので安心してください。

さて、 OneDrive for Business 側を見てみるとリンクされたフォルダーはアイコンが一般のフォルダーとは異なり青い鎖が付いたものとなっています。また、共有の列に所有者情報が記載され、クリックするとチームの SharePoint 側サイトに転送される作りになっています。

こんな感じですね。

この辺りは SharePoint にあるフォルダーの動作と同じですね。

ちなみにこのリンク、共有カテゴリにあるあなたと共有などには出てきません。

元々は自分のファイルカテゴリのある程度ぱっと見でリンクを作ったかどうかを見ることができたのですが、今はフォルダーの中にリンクを移動させることもできるため、リンクを作ったという事実がかなり見えにくくなった感があります。

どういった動作上のポイントもあるため、この辺りの動作特性は覚えておくとよいかと思います。

音楽:LAND OF LUXURY

Microsoft 365 Viva に新たな製品が追加されたようです

Microsoft Viva は Microsoft 365 の戦略的なアドインとして登場し、徐々に存在が知られつつある状況です。そんな状況の中ですが、さらに新しい製品が追加されることになったようです。

まずは以下の画面を見てください。

Modules の一番下に Viva Sales というものが追加されています。

これはアメリカの Viva サイトなのですが、日本のサイトも見てみましょう。

こちらでは同じ場所には Viva Sales の言葉はありませんでした。

この Viva Sales というものが何なのかチェックしてみたところ、以下のアナウンスがありました。

https://news.microsoft.com/ja-jp/2022/06/17/220617%E2%80%90introducing-viva-sales-a-modern-way-of-selling-that-brings-together-any-crm-microsoft-365-and-teams/?WT.mc_id=M365-MVP-5002496

日本で展開されていない理由はわからなかったのですが、この Sales というものは CRM 製品と Microsoft 365 製品を接続する仕組みということになっているようです。

https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-viva/sales

上記サイトでは動画でどういったところに連携できるのかが描かれているのですが、 OutlookCRM を連携するような動きが見えました。

これ、 Dynamics の UI に似た感じですよね。これを Salesforce などに連携することで使いやすくする意図があるものと思われます。

ここには記載されていませんが、 Dynamics 365 を持っている場合、無料で Viva Sales を利用できるようになるとのこと。

大手企業では Dynamics 365 と Salesforce が同時に利用されているケースもあるので、そういったケースではかなり活用できる感じになりそうです。

この Viva Sales は 2022 年 7 月にパブリックプレビューとなるようなので、この動向も追っておきたいですね。

しかし、 Viva は活発に動いていますね。実際に利用されるかはこれからだと思いますが、今後が楽しみです!

音楽:トランドラ

Microsoft 365 Teams と SharePoint 上の Office ファイルの開き方を確認しておきましょう

Microsoft 365 を利用していると Office アプリを Web で開くのか、 Microsoft 365 Apps で開くのかどちらにするか考えることがありますよね。

普通に Office ファイルをクリックすると時によっては Web が開いたり、アプリが開いたり、さらには Teams 上で開くといったこともあるかと思います。

こういった Office ファイルの開き方については Teams や SharePoint で変更できるのはご存じでしょうか。

特に Teams は最近アプリから開く方法を既定化することができるようになっており、これを選択している方も多いかと思います。しかしながら SharePoint での開き方はユーザー側で制御するのではなく、サイト管理者が設定するものとなっているので変更のやり方が分からないというケースも多いのではないでしょうか。

まず Teams ですが、 Office ファイルを開く際に三点リーダーより「開く」を押して既定値を変更することができます。

この既定値は設定したマシンにのみ影響するため、自分の好きなものを選んでよいでしょう。

かたや SharePoint はその設定が全利用者に掛かります。

Teams でファイルの場所を共有しようとすると SharePoint へのリンクを貼ることになるため、最近はドキュメントライブラリに直接入るケースも増えているのではないでしょうか。

この場合、初期は Web で開くことになるため、これを変更していきましょう。

ライブラリが開いた状態で右上にある設定マークからライブラリの設定を選択します。

設定画面が表示されたら詳細設定リンクをクリックします。

上のほうにブラウザーで開くドキュメントという項があります。これが Office ファイルの開き方になります。言葉がちょっと違いますが、「クライアント アプリケーションで開く」と「ブラウザーで開く」の 2 つが用意されており、前者が Teams のアプリで開くに該当するものとなっています。

この設定は単なる Office ファイルの開き方ですが、組織で業務を行う上ではこの作業はかなりの回数行われているはずです。少しでもユーザーが使いやすくなるように案内や設定を行っておくことをお薦めします!

音楽:夢幻の彼方

Microsoft 365 Teams のメディアログが自動で取得されるようになっているようです

Microsoft Teams はチャットや Web 会議、アプリなど様々な機能の集合体となっています。

そういった統合プラットホームの要素が多分にあるためちょっとした環境誤差でうまく動作しないケースなどがあります。

うまく動作しない時はマイクロソフトへ問い合わせることになりますが、その時に利用するのがログファイルです。

今回はそんなログファイルの格納場所についてのお話です。

docs 上では以下に細かな記述が行われています。

https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/log-files?WT.mc_id=M365-MVP-5002496#media-logs

要は何か起きた時は以下の個所にあるファイルを MS に送って解析してもらうというわけですね。

%appdata%\Microsoft\Teams\media-stack\

%appdata%\Microsoft\Teams\skylib\

ここに面白い記載がありました。メディアログについては一部の CPU の時にログが出力されるようになっているとのことです。

これを見ると、上位の CPU の時にオンとなるようなので、 Web 会議などメディア関連のログ取得は相応にパワーが必要というわけなのでしょう。

ここにも記載されているように、それ以外の CPU ではログ取得がオフになっているため、必要に応じて有効化していくことが必要となります。

設定 - 一般 - アプリケーションの項にある会議の診断のためログの記録を有効にするという項目にチェックを入れればよいということですね。

実際にはこの設定を見ることは少ないかもしれませんが、問題発生時のために覚えておくとよいかもしれません。

音楽:遠野