最近 Outlook on the Web に Booking の項目が増えているのですが、皆さん利用されていますでしょうか。今回はこの機能を Outlook 上から利用していきたいと思います。
Bookings とはその名の通り、予定をとるための機能です。
通常の予定表でやればよくない？という考え方もあるのですが、この Bookings は人ではなく、組織に対する予定をとるものとなっています。
美容室の予約のイメージを考えるとわかりやすいと思います。美容室を予約するときは人を指定する場合、しない場合とありますが、美容師さんがいないと予約できないですよね。それを一つの組織として整理・制御するものが Bookings という機能なのです。
まずはアクセスです。 Bookings の初めて利用する場合は開始ボタンを押していきます。
最初に行うことは新しい予約予定表ボタンを押します。
すでに Bookings を使っている場合は既存の予約予定表から選択することもできます。
最初に行うことは予約する単位の設定です。
勤務先名または部署名がその単位となります。
あとは勤務先の種類を入力していきます。
この種類によってこの組織が提供するサービスのテンプレートが作成されます。
保存を行うことで、 Bookings の機能が作られます。準備が行われますが、 1 分程度待てば完了です。
完了すると Outlook on the Web にて Bookings が表示されるようになります。
最初に入力した組織名は日付の横に表示されますが、同時にメールアドレスが作成されます。組織名を日本語で作っている場合、 amp から始まる数値でメールアドレスが作成されるので注意しましょう。わかりやすくするならば英語名にしておくべきなのかなと思いました。
なお、新しい Bookings の予定を作る場合もこの組織名を選択して行います。
この状態のままだと以下の Bookings の機能からは作成した組織の情報は見えません。
https://outlook.office.com/bookings/homepage
必要に応じて上部左側の三点リーダーから Bookings Web アプリを開くボタンを押しましょう。
これで Bookings 側からも作成した組織情報が見えるようになりました。
Bookings はあまり使われていない機能かと思いますが、人の空き状況とスケジュールを合わせて管理できるのでかなり便利です。
また、 Microsoft 365 の機能にしては珍しく、パブリックに利用させることができる機能に仕上がっているので、予約は誰でも行えるように設定可能です。
予約における手間を減らしていけるので、利用してみてはいかがでしょうか。
音楽：No money
