皆さん、 Booking は活用されていますか？
この機能は主に美容室のようなサービスを提供する側がその施設やサービス提供者の空き時間を知らせるためのもののように見られているケースが多く、自分にはあまり関係ないものとして有効活用していなかったケースも多かったのではないでしょうか。
しかし、 Booking は使い方を工夫すればかなり有用なツールとすることができます。
例えば組織外の方と予定を調整するときに活用すれば、かなり頻用するツールとなると思います。
今回はそんな利用ケースを見ていきます。
まず、 Booking のサイトで会議に参加させたい組織内のユーザーを含めた予定を作成します。
以下のアドレスから作成ボタンを押していきましょう。
https://outlook.office.com/bookings/homepage
共有予約ページを作っていきます。
最初から作成していけばよいでしょう。
続いて名称の決定です。この辺りはあまり気にせず任意の内容にしましょう。
ただ、予約ページの URL に直結するのでわかりやすい名前がお薦めです。
ここで会議に参加させたいユーザーの情報を入力することが一つ目のポイントです。
外部のユーザーを追加することもできますが、この場合はその人の予定は考慮されなくなるので注意しておきましょう。
予約可能な時間を設定します。
この設定した時間が打合せしたい時間と思えばよいでしょう。
30 分や 1 時間当たりが妥当ですが、多忙な人が多い場合などは 1 時間を基本に短い時間をとれるよう複数のサービスを設定しておくのもよいでしょう。これが 2 つ目のポイントです。
開示先は組織外ですね。秘書のような方が代行するようなシナリオでは組織内に絞ってもよいかと思います。
これで設定はほぼ完了です。 Booking サイトが作成されるのを待ちましょう。
この画面が表示されたら準備は完了です。
最後に、サービスから会議時間とユーザーを紐づけておきます。ここが最後のポイントですね。
サービスの編集に入ったらスタッフを割り当てます。割り当てるスタッフは会議に参加する人全員なので、すべてのスタッフを割り当てる。として、会議参加者を選択しておきます。
この状態で、予約ページから予約を行うことで、全員の予定が空いている時間を選択できるようになりました。
例えばだれか一人のスタッフに予定が入った場合は、、、
このようにその時間をさけてくれるため、全員が必ず集まるタイミングを見つけることができるというわけですね。
この Booking を作っておけば、外部の方との営業交渉など、いくつかお時間を頂戴できますでしょうか。というような文面のメールの代わりに、このページから空き時間を選んでもらえますか？というやり取りに変わってくるというわけです。
間に秘書が入って空いている時間を提示する。という使い方もできますね。
このケース、実際に多くあるのではないでしょうか。予定を取るのは忙しい人ほど難しくなるため、予定を押さえる役割の人はこの方法を覚えておくとかなり作業が簡単になること請け合いです。
ぜひうまく活用してみてください。
音楽：UN SOFFIO DI VENTO
