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2023 年 5 月ごろにアナウンスのあった Microsoft 365 のファイル共有ダイアログの更新ですが、実際に使えるようになったこととちょっと意識しておかなくてはならないことが分かったのでここで共有しておきたいと思います。

新しい共有ダイアログですが、こんな感じになっています。

メールアドレスとメッセージを含めるだけの簡単はダイアログになっていることがわかるでしょう。

そして、編集権限までいらないときはこのペンマークを押すことで与えすぎた権限を削減することができるようになっています。編集権限と表示権限を切り替えることができる感じですね。

下のほうに目を向けると、いまこのファイルにアクセスできる人は誰なのかも書かれています。

この誰なのか。はユーザー名の場合もあれば、共有のリンクとなっている場合もあります。

共有のリンクとなっている場合は、そのリンクにユーザーがアクセスした際にユーザーに置き換わります。

置き換わるとその時点で Copilot から見ることができるデータになるはずなので、意識しておきたい一面ですね。

そして、気にしておきたいのは右上の設定ボタンです。

これを押すと旧来の共有画面で出ていた共有の範囲を定めることができます。

変更すると下部の文字が変わっていく仕様になっています。

上の選択肢から以下のように変わる形ですね。

ここにパスワードや期限が設定されていると、それらがアイコンで表示されます。

一般的に初期状態はリンクを知っていれば誰でも～という状態のはずなので、送信したリンクが共有されるとアクセス可能な人が増えていくという仕組みになっています。

この辺りをユーザーに意識させておかないと、 Copilot で知らぬ間に利用されるという事態も考えられるので、今のうちから教育を進めておくようにしたいですね。

音楽：cloud 9