SharePoint Onlineは最近ファイル格納の場所という感が強いのですが、本来ファイルとメタデータを紐づけて管理したり、ファイルによらないデータを保持できるという面が売りであったりします。
そんなSharePointですが、複数ファイルに簡単に同一のメタデータを付与するための仕掛けが更新されていました。それはドキュメントセットというもので、ドキュメントライブラリ内に置くもので、フォルダーと同じようなものです。フォルダーとの差はドキュメントセットの場合、ドキュメントセットに対しメタデータを与えることができる点です。
もともとSharePoint 2010あたりからドキュメントセットという機能はあったのですが、この2019年5月よりモダンドキュメントライブラリの形式でも利用できるようになりました。
通常のフォルダーにはメタデータを追加することができませんので、一つのまとまりに対して同じプロパティを与えたい時などに利用することができます。
これを利用するには、以下の手順を踏む必要があります。
詳細設定内でコンテンツタイプを有効化します。
すると既存のサイト コンテンツタイプから追加というボタンが中段に追加されるので、これを選択します。
この中にドキュメント セットという内容があるためこれを選択し追加をしていきます。
これでドキュメントセットが利用できるようになりました。
新規作成でドキュメントセットを作成してみましょう。
初めての利用の際は右側にようこそが表示されますね。
ちなみに左側より従来のSharePointの表示に戻すことができますが、これで戻るとドキュメントセットのページではなく通常のフォルダーのイメージになります。
以下のアドレスですね。
/Forms/AllItems.aspx
この状態でライブラリに入りなおし、ドキュメントセットを選択すると以下のアドレスにある、昔からあったドキュメントセットの画面に遷移することができました。
/Forms/ドキュメント%20セット/docsethomepage.aspx
列を新規作成して、右ペインから値を入力してみたところが以下の図です。
アイテムには値が入っていないですが、右ペインには値が入っているのがわかります。
（suuchi列に100という数字が見えますね。）
列の使用場所は列を追加しただけだとドキュメントセットと通常のドキュメント共に付与されるため、必要に応じて区分けて利用するとよいでしょう。
モダンドキュメントライブラリとして利用できるようになることで、SharePoint Frameworkで使えるようになったり、大量のデータを取り扱えるようになる等利点が多くあると思います。うまく使い分けていけるとよいですね。
音楽：指輪
