Microsoft 365 のファイル共有ではファイルの種類によって利用できる機能が少しずつ違ったりします。
今回紹介するレビューモードもその一つで、 Word を共有するときにのみ利用可能な面白い機能となっています。
さっそく Word の共有ボタンを押してみましょう。
すると、共有種別の選択画面にレビューモードでのみ開くという項目が表示されています。
このトグルスイッチは Excel などほかの Office では表示されない機能となっています。
実際このレビューモードをオンにして共有をかけてみると、、、
メールが共有相手に届きますが、この当たり前では通常の共有と同じ動きになっています。
共有されたファイルを開くとこの動作の意味が分かるのですが、以下のように「チェック/コメント可」という 吹き出しとともにレビューモードであることが表示されます。
チェック/コメントのボタンを押すと編集がグレーアウトされており、チェック/コメントか閲覧のどちらかを選択する形式になっていますね。
この状態で開いた場合、ファイルの内容を直接変更することはできず、加えた変更は校閲状態となる動作となっています。
これをうまく活用すると想定外の変更を抑止しながらファイル共有が行えるという訳です。
ただ、残念ながら共有を行った本人には通常編集権限が残るため、ワークフローのような情報保全のシナリオでは利用が難しいという側面もあります。
利用するときには自分の利用シナリオにあっているか、確認を行っていくことが重要となりそうですね。
ちなみにこの機能、現在は Word on the Web のみで提供されており、アプリ版 Word では開けないようになっています。
この機能の詳細は以下に載っているため、一読しておくことをお薦めします。
これらを念頭に置き、利用を試してみてください。
音楽:夏の表紙