2020 年 12 月にアナウンスされていた承認アプリの Teams 統合ですが、実際に利用できるようになっていました。
Microsoft 365 Teams に承認アプリが統合されるようです - ()のブログ
やはり Approval は承認という形で翻訳されてきましたね。
アプリの画面から承認と検索をすることで見つけることができます。
うまく見つからないときは以下のリンクを押下してみてください。
下の画面に遷移することができます。
https://teams.microsoft.com/l/app/7c316234-ded0-4f95-8a83-8453d0876592?source=store-copy-link
利用するにはこの画面から追加ボタンを押すだけです。
利用可能なライセンスも記載されていますが、 F3 以上となっています。
このレイヤーは個人向けではない組織利用で、オフィスワーカー以外も利用する。という観点のものですね。
おそらく厳格に管理しなくてもよい作業などの依頼を現場から上げるような使い方を想定しているものと思われます。
さっそくインターフェースを見てましょう。
初回利用なのに承認の送信済みが 9 件もありました。
これは PowerApps の承認機能と実態は同じであることを示しています。
懐かしいデータが出てきました笑
気を取り直して新しい承認要求を押してみます。
インターフェースはシンプルにできています。
タイトルと承認依頼先、内容と添付ファイルでの構成となります。
複数人の承認を得られるような作りにはなっていますが、段階を踏むという形ではないですね。これが日本のワークフローシステムとの大きな差です。権限保持者や担当者にダイレクトに伝え、処理をしてもらう。というのがこの承認機能の基本的な考え方ですね。
添付ファイルを付けられるようになっています。
このファイルはローカルマシンにあるファイルを使う必要があり、添付すると自身の OneDrive for Business にファイルが移動するようになっていました。
承認用のフォルダーが咲くせっされ、そこに追加されることになるようです。
返信をカスタムすることも可能です。
依頼する人が答え方を決めるという考え方ですが、これはあまり意識しなかったタイプの方式ですね。
テンプレートとして考えなければまっとうな考え方なので新鮮に感じましたがよくできていると思います。
データを入力し送信すると、こんな感じに送信済みに追加されます。
アクティビティにも入り、デスクトップ通知もされるので来たことがすぐにわかります。
内容はこんな感じにみることができます。
ちなみに返信をカスタムするとこんな感じに表示されます。
上が左側になる形なので拒否と承認が逆転したような感じになっています。
(優劣がでないように承認とは違ってボタンに色がないですね。順番だけ意識しておけばよさそうです。)
承認がなされるとこんな感じにだれがどうしたのかわかるようになっています。
簡易ワークフローという感じのイメージでしょうか。
簡易といったイメージは実は添付ファイルに如実に出ています。
Office ファイルを添付すると編集可能な状態で on the Web で表示されました。
以下のようにファイルを読み取り専用にしておくと不用意に変更されなくなるので良いかもしれません。
不用意に変更ができなくなるだけで、実際は編集も可能な状態で連携されるため、厳格にエビデンス管理が必要となるワークフローにはあまり適さなそうですね。
逆に特性を押さえておけば使いどころは多そうです。
ぜひ一度触ってみて、自分に有用かどうか判断してみるとよさそうです。
音楽:プラチナ