いつの間にやらが、シリーズ化されているような感じになってきましたが、管理センターでユーザーを削除する際に実務上必要となりそうな事柄がいくつかまとまったフローが追加されていました。
以下にどのようなものか記載されていますのでまずは一読を。
大きくは2種、OneDriveの他者割り当てとメールの共有化を削除に合わせて行えるようになっています。
OneDriveはだれがアクセスできるようにするか。というだけのもので、30日間共有が行われた後に削除されます。その間にデータを退避しましょう。ということですね。
メールボックスはいくつか設定が。
まずは誰にメールボックスを託すか。です。
削除ユーザーのメールボックスは共有メールボックスとして永続的に管理されていきます。（メール以外の情報は30日後に消えてしまうようです。また、メールボックスサイズに制限があります。この辺りはどうなるかわかっていないのですが、大きいメールボックスサイズの場合は、ライセンスが必要となるのかもしれませんね。）
そのため、共有メールボックスの管理者を決めましょう。ということですね。
メールボックスの表示を変えることも可能です。
退職者とかつけておくとわかりやすいでしょうか。
そして、メールが来た際の自動応答も作成可能です。
社内外を分けて文章を決定することもできるので使い勝手は良いのかと思います。
通常の自動応答メールと思っておけばよいのかと。
なお、最初に定型文が記されていますが、社内宛なのにも関わらず社名に連絡いただき~から文章が始まるという面白い感じになっています。
そして最後はエイリアスです。メールアドレスを複数持っていた場合この画面から削除することが可能となっています。
こういったところにまとめてもらえると、抜けもれなくデータを保管することができますね。データの保有という意味ではSwayなどユーザーにデータが紐づいているものはもうちょっとあるのかと思います。
今後はそういったところにも手を伸ばしてもらえるとありがたいですね。
音楽：BLUE
