Microsoft 365 Teams のゲストアクセスが 2 月より自動的に有効化されます

この 1 年 Teams を利用する方が急増し、外部のユーザーとやり取りを行うためゲストログインを有効化した方は数多くいたかと思います。
その流れで私も 2020 年 8 月にゲストログインを有効化する方法をお伝えしました。

しかしながら組織のポリシーが許さないため、ゲストがログインできない状態のままにしていた方もそれなりにいたのではないでしょうか。

Teams ゲストログインを行えるようにするには - （）のブログ

当時も日本の組織ではなかなか根付かないかもと思っていたのですが、そうこうしているうちに 2021 年 2 月 8 日よりゲストアクセスが自動的に有効化されるよう設定変更が行われることが決まっていたようです。

https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoftteams/set-up-guests?WT.mc_id=M365-MVP-5002496

2 月以降もゲストアクセスを行いたくない場合は、ここに記載されているように明示的に無効化する必要があります。

ということで久々に Teams 管理センターのゲストアクセス画面を見てみたのですが、規定値なのか、設定が変更されたのかが明確にわかるようにインターフェースが変更されていました。

上記のドロップダウン内でサービスの規定値：オフ以外であれば 2 月以降もその設定が維持されることになります。

2 月までに一度はこの値を確認し、規定値のままになっていないか、確認を行っておきましょう。

音楽：Idol Talk

Microsoft 365 Outlook のリンクプレビューについて

Outlook on the Web では URL を入力すると自動的にプレビューを表示してくれる機能があるのですが、プレビューが表示されるときとされないときがあり、どういった動きになるのか気になったので確かめてみました。

ここで言っているリンクプレビューとは、 Outlook on the Web の設定メニューからメール、作成と返信内にあるリンクプレビューの「メール内でリンクのプレビュー」チェックの有無のことです。

この項目、作成と返信にあるのに受信後の動作にも影響があるようです。
そのため少し迷ってしまいました。。。

というわけで早速見ていきたいと思います。

ちなみにこの設定は以下のサイトに使い方が記載されています。
リンクプレビューは有用な機能なので使い方を覚えておくとよいと思います。

https://support.microsoft.com/konja-jp/office/ebbfd8ce-d38e-40ef-bb8c-a5362e881163?WT.mc_id=M365-MVP-5002496

【受信時】

https://microsoft.com をリンクにしてメールに書いて外部から送付してみました。
この時はリンクプレビューを「オン」にしています。

表示後若干のラグがあった後、サイトの情報が表示されました。
ちゃんと確認していないですが、英語サイトが表示されたため、 Proxy のような形で Outlook on the Web がブラウザになり別サイトを表示しているのかと思われます。

この後、リンクプレビューをオフにしてみます。 

すると、このサイトの情報は見えなくなりました。 

外部から送信した時はこの制御が聞くのですが、社内から送付した場合は動作が異なります。
送信時にプレビューを×で消しておくと、リンクプレビューが「オン」でもプレビューが行われません。

【送信時】

続いて送信時です。
送信時でのリンクプレビュー機能は画面の差し込みとして動きます。

メール作成画面で URL を入力し、エンターを押下するとリンクに変換されます。

エンター時の動作はリンクプレビューのオンオフによって制御できますが、「オン」の場合でも表示されたサイト情報の右上にある×を押せばユーザー側の制御で消すことができます。先に記したように、ここで消しておけば受信側で表示されることもありません。

という感じでリンクプレビューが動作します。
この挙動を覚え、うまく活用していきましょう！

音楽：戴冠式

Microsoft365 SharePoint のクラシック検索が Microsoft Search に置き換わるようです

先日アナウンスした SharePoint 検索に手が入る件について、さらなる続報がありました。

Microsoft 365 SharePoint 検索機能に大きな変更が入るようです - （）のブログ

やはりという感じではあるのですが、クラシックの SharePoint サイトでも Microsoft Search が利用されるようになるということです。

https://docs.microsoft.com/en-us/MicrosoftSearch/manage-classic-spo-pages?WT.mc_id=M365-MVP-5002496

 一定の条件のもと利用できるようになるとのことで、要約するとチームサイトでカスタム検索やカスタムサイトになっていないケースで置き換わりが発生するみたいです。

SharePoint 2013 がオンプレミスでよく利用されていたころは検索機能をカスタマイズしたいという要望が多くあったため、そういったサイトが移行されて Online 化されているケースを考慮しての対応になっているものと思われます。

この検索画面は 2021 年 2 月から 3 月にかけて更新されていくとのことなのですが、この変更を止めたい場合、以下のコマンドで旧検索を使い続けることができるようです。

Connect-PnPOnline -Url <yoursiteurl> -UseWebLogin
Set-PnPSearchSettings -Scope Web -SearchBoxInNavBar ModernOnly

このコマンドを利用するには SharePoint PnP PowerShell が必要となるため、利用前に以下のサイトからインストールしておきましょう。

https://docs.microsoft.com/ja-jp/powershell/sharepoint/sharepoint-pnp/sharepoint-pnp-cmdlets?WT.mc_id=M365-MVP-5002496&view=sharepoint-ps

今年は SharePoint 2010 の EOS が控えているため、関連アーキテクトのシステムはどんどん刷新されるものと思われます。

ぜひこの機会に新しい機能を利用してみることをお薦めします！

音楽：Lithium Flower

Microsoft 365 Apps Excel に変数を使える関数が追加されました

Microsoft 365 Apps は機能が毎月のように追加されていくのですが、 2021 年 1 月時点の最新バージョンとなる 2012 では Excel 関数に追加がありました。（実際は 11 月の更新で追加されていたようです。）
結構面白い感じだったので、紹介しておきたいと思います。

その関数は LET という関数となります。
この関数内では、名前と変数を対で持つことが出き、そこで作った変数はこの関数内で利用することができる。というものです。

詳細を確認したいときはヘルプリボンの新機能ガイドを見ると出てきます。

使う時のイメージは以下のような感じですね。
この関数、なくても計算は可能ですが、同じようなことをするには中間セルを用意する必要があります。また、名前を付けると何をしているのかわかりやすくなるので、一般的にコードを書くときはわかりやすい変数を作るものです。そういった行為がやりやすくなる。というもの開発者向きでよいですね。

この関数、前に定義した項目を後の項で利用することはできるようですが、逆はできないようです。さらにこの関数を利用するとパフォーマンスの向上も見込めるようです。

うまく活用していけば、難しい計算も簡単になるかもしれませんね！

音楽：Blond

Windows10 Insider Preview Build 21286リリース

2020 年 12 月の 2 週目以降止まっていた Insider Preview のリリースですが 3 週間ぶりに戻ってきました！

今回のバージョンは Dev Channel で Build 21286 となっています。

本来は 12 月中に戻す予定であった rs_prerelease にちゃんと戻ったようです。

今後はこれ一本でいくのかと思われます。

さて今回は、数週間開けたからか、面白い機能がいくつか更新されているようでした。

一つは英語圏のみの提供になっていたため日本では使えないのですが、ニュースをタスクバーに表示させる機能です。

イメージは Edge を立ち上げた際のニュース表示でしょうか。この内容をタスクバーの右側から呼び出せるようになる機能が搭載されているようです。

とりあげられていたイメージは以下のようなもので、気温なども一緒に表示してくれる形でした。

この感じ、 1997 年頃に Windows が目指していたブラウジングと OS の統合、 Active Desktop のようにも思えます。

当時は画期的だったのですが、 Web の危険性とのマッチがなかなかうまくいかずに衰退していった感じがあるので、使えるものを限定しておくという考え方の上でこういった形での復活はありですね。

そしてちょっと前から搭載されていたようなのですが、 diskusage コマンドがお披露目されています。

これは、ディスクの使用状況を俯瞰する機能のようです。
コマンドプロンプトから利用するアプリとなっており、 PowerShell 機能を拡充させてきた流れからするとちょっと異色ですが、使い勝手がおもしろそうでした。

管理者権限でコマンドプロンプト起動して使う機能なのですが、例えば以下のコマンドを利用することでこのディレクトリから下のディレクトリにどれだけのデータがあるかわかります。添え数字は一覧を出す階層数なので大きくすればするほど下に掘っていった値が分かるというわけです。どのフォルダーにどれだけのファイルがあるかを簡単にみられるため、使いどころが多そうです。

さらに、 OneDrive アプリで連携した SharePoint サイトの内容もオンデマンドの状態で取れたため、移行などを行ったときの簡易確認に力を発揮しそうです。こういったサマリー機能があるとわかりやすくなるので良いですね！

diskusage /d=1

今回はほかに WLS の起動コマンド機能や記憶域の更新などが行われており盛りだくさんな状況です。

が、昨今の Insider の流れと同様で、 A/B テストのような感じになっており、機能が提供されるケースとされないケースがあるようです。

安定性を見つつ機能を拡充させるという難しい制御の中でリリースコントロールが必要となる Windows ですので、このやり方が最適なのでしょう。
今後も安定性を忘れずにリリースを進めてもらえればありがたいですね！

音楽：元朝秘史

Microsoft 365 Apps 読み取り専用で開く機能を有効活用しましょう

この 1 年、リモートワークを行えるようにした組織が一気に増え、それに伴って組織内のファイルサーバーの利用をやめて SharePoint や OneDrive for Business を利用した情報共有基盤を準備するケースが増えてきました。

その時に今までのファイルサーバーと異なる動作から何とかしたい。と言われるのがファイルの共同編集でしょうか。

Office ファイルはこれらの情報共有基盤と相性が良く、複数人での同時編集はもとよりファイルの自動保存などの機能を提供しているため、これらを活用して生産性を高めている方は多くいるのではないでしょうか。

一方、情報を作ることは従であり見てもらうことが一番重要である。といった使い方でファイルサーバーを用意していたようなケースではこの自動的に変更を加えてしまうという動作が望ましくないことも多々ありました。

そういったときに覚えておきたいのが読み取り専用で開かせるための設定です。

Office ファイルを作成した後に、情報メニューからブックの保護を選択、常に読み取り専用で開くボタンを押しておきましょう。

するとファイルが保護された状態となり、更新を行うには編集モードで開きなおす必要が生じるようになります。

こうすることで、不用意な更新を抑止することができるというわけです。

更新するときは情報バーから編集するを選択するだけなので、編集がとても大変になる。というわけでもありません。

情報を見せることを主とした環境を欲している場合はぜひこの方法を試してみてはいかがでしょうか。うまく機能を使い分け、最適な方法を見つけていきましょう。

音楽：Green Man

Microsoft 365 Teams の YouTube アプリを利用してみました

Teams では、さまざまな Teams アプリを展開して一つのプラットホームでいろいろなことを行うようにする。というのがコンセプトとなっています。その中で利用可能なアプリの一つに YouTube アプリがあるのはご存じでしょうか？

最近、マニュアルの説明などが YouTube 動画となっている BtoB 向けアプリも増えており、コンシューマ用途以外でも YouTube を利用する機会が増えてきていますよね。
というわけで、今回はこの YouTube アプリの導入と動作を見ていきたいと思います。

導入はとても簡単で、チャットやチームチャネルを選択し、三点リーダーから YouTube を選択するだけです。私の場合は候補に表示されていました。

このアプリの作成者は Microsoft Teams Ecosystem となっています。クリックすると YouTube のサイトに飛ぶのですが、 Teams のエコシステムとして認定されているということなのでしょう。もう少しこの認定制度に説明があってもよさそうですが、問題なく利用できそうでした。

導入ができたら、あとは入力欄の下に出るアイコンをクリックし、共有したい動画を入力する形となります。

この際気を付けなくてはならないのは、選択は検索結果からしか行えないということです。
表示されるものは一般公開設定されたもののみとなり、それをキーワードで検索する必要があります。以下のアドレスの ID 部分を検索しても結果を得ることができます。
www.youtube.com/watch?v=ID

検索すると以下のように情報が表示されるので、選択して共有を行いましょう。

共有するとこのように表示されます。
重要な点は検索と共有が同時にできるということでしょうか。
動画を探す。という作業を共同作業として行うことができるわけです。

投稿された Youtube 動画をクリックすると直接 Web ブラウザが開きます。そのため、作業が止められることもありません。

今回は Teams Ecosystem の YouTube アプリを紹介していますが一般認定されたアプリも安全に利用することができます。
一般認定されたアプリは以下 docs から確認することができるのでぜひ活用してみて下さい。

https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365-app-certification/overview?WT.mc_id=M365-MVP-5002496

最近は組織利用でも動画を使うことが多い状況です。
ファイアウォールなどで YouTube を制限している場合は、これを機に利用を検討してみてはいかがでしょうか。

音楽：Guilty