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SharePointの使いどころ

Office365を導入する案件にかかわることが多いのですが、
導入時に段階を踏んでやっていこうというケースは多々あります。
例えば、メールの移行を優先的にやって、IMとか、情報共有とか、
今までやっていなかった新しいことは追々詰めていこう。といった具合です。

特にOffice365を企業で利用する場合、
2つの機能を利用しよう考えると、
定価ベースでもE1やE3などのパッケージ購入が安くなるため、
この考え方はよくわかります。

というわけで、Office365の中でも導入後にどう使ったらよいか、
迷いやすいSharePointの利用促進の事例を紹介します。
普及のさせ方に正しい順序などというものはないので、
最後は試行錯誤になるのですが、一例ということで。

  • 最初はファイルサーバーの置き換え
    データ移行はメリットの割にコストがかかることが多いです。
    エンドユーザーが必要なものを必要なだけ移行できるようにしておくのが良いかと。
    ACLを意識するなら移行ツール、しないならWebDav経由でD&Dがおすすめ。
    ネットワークドライブに割り当てればコマンドプロンプトから利用できるため、実はRoboCopyなんかも利用可能です。
  • ファイルサーバー化後は入れたファイルの共有利用
    Office Onlineでは複数人での同時編集ができるため、ブラウザから開けば同時編集が楽に行えます。(Excelの共有のように壊れない!)
    Office2016を持っていればクライアント側でも同時編集が。
  • 共同作業の情報をチームサイトで展開
    ファイル共有しながら資料整理していると、会話が必要になることが多々あります。(体裁の合わせとか、どの粒度で資料を作るか。など)
    その会話の履歴として、ディスカッション掲示板などを用いて残しておけば、あとから作業に加わる未来の同志にも情報を展開できるようになりますし、自分の備忘録としても活用できます。

この辺まで来るとユーザーもSharePoint慣れしてくるので、打ち合わせ用サイトの作り方などを整備しておきましょう。

個人的によく活用するのはサイトのノート機能です。
Onenoteとの連携機能ですが、Onenoteは本当に使い勝手が良いです。
Onenoteはいつのまにか無償化されてたりもするので、
紙のメモ帳代わりに積極的に利用していくと面白いですよ。

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音楽:Moon flower